Case Study: Event-Plattform für die Frankfurter Buchmesse

Die Story

Vom 16. bis 20. Oktober 2024 fand die 76. Frankfurter Buchmesse statt. Die Frankfurter Buchmesse konnte bei der diesjährigen Veranstaltung den Wachstumskurs der vergangenen Jahre fortsetzen. Mit 115.000 Fachbesuchern (Vorjahr: 105.000) aus 153 Ländern (Vorjahr: 130 Länder) und 115.000 Privatbesuchern (Vorjahr: 110.000) legte sie sowohl als internationale Geschäftsmesse der Publishing- und Medienbranche wie auch als Festival des Lesens zu. Mehr als 4.300 Ausstellende (Vorjahr: 4.100) präsentierten sich in den Hallen und mehr als 7.500 Medienvertreter (Vorjahr: 7.000) berichteten über die gut 3.300 Veranstaltungen an den Fach- und Publikumstagen.

Um das Messeerlebnis der Frankfurter Buchmesse auch ins Digitale zu überführen, wurde eine neue Event-Plattform, mit dem Namen „Frankfurt Connect“, gestartet. Die adventics GmbH unterstützte die Frankfurter Buchmesse beim Auswahlprozess und der Implementierung dieser Event-Plattform sowie beim Go-Live und während des Betriebs.

Jürgen Boos, Direktor der Frankfurter Buchmesse, beschreibt die Zielsetzung der Veranstaltung und der dazugehörigen Event-Plattform wie folgt: „Was wollen wir auf der Frankfurter Buchmesse? Wir wollen uns über Ländergrenzen hinweg austauschen. Wir wollen unsere Angebote präsentieren. Wir wollen alte Kontakte beleben und neue Geschäftsbeziehungen knüpfen. Alle diese Wünsche unterstützen wir ab jetzt auch digital: mit Frankfurt Connect als digitalem Rückgrat für unsere Community“.

Hintergrund und Ausgangslage

Die Frankfurter Buchmesse, die weltweit größte und renommierteste Veranstaltung ihrer Art, lockt jährlich tausende Aussteller und hunderttausende Fach- und Privatbesucher aus der ganzen Welt nach Frankfurt am Main. Neben der Durchführung der physischen Veranstaltung auf dem Gelände der Messe Frankfurt ist es dem Veranstalter stets wichtig, digitale Kanäle und Innovationen zu nutzen, um die internationale Reichweite zu vergrößern und so die Möglichkeit zur Vernetzung zwischen Verlagen, Autoren, Agenten, Medienprofis und Teilnehmern zu gewährleisten und zu fördern. Nicht zuletzt aufgrund der zunehmenden Digitalisierung der Messe- und der Verlagsbranche sowie den pandemiebedingten Herausforderungen der frühen 2020er Jahre entschied sich die Frankfurter Buchmesse 2024 erstmalig für die Einführung einer Event-Plattform, erstmalig begleitend zur Veranstaltung im Oktober 2024.

 

HERAUSFORDERUNG UND ZENTRALE ZIELE

Die zentrale Herausforderung bestand darin, die unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Player und Stakeholder zu vereinen und die folgenden Ziele zu erreichen:

1. Erhöhung der ganzjährigen, weltweiten Reichweite:
Allen Nutzern soll ein ganzheitliches Angebot gemacht werden, das deutlich über die Präsenzveranstaltung hinausgeht und der Branche ganzjährig eine digitale Heimat gibt. Folglich kann Frankfurt Connect als eine lebendige Community bezeichnet werden, die den Zusammenhalt der Branche abbildet und die den Austausch und das Netzwerken ermöglicht, ermutigt und fördern soll.

2. Verbesserung der Networking- und Matchmaking-Möglichkeiten:
Ausbau der digitalen Vernetzung zwischen Autoren, Verlegern, Agenten und weiteren Akteuren durch innovative Networking- und Matchmaking-Tools. Die Plattform soll es den Nutzern ermöglichen, unkompliziert miteinander in Kontakt zu treten, relevante Informationen auszutauschen und gemeinsame Interessen zu verfolgen. Es können gezielt Empfehlungen ausgesprochen und personalisierte Inhalte bereitgestellt werden.

3. Optimierung des Event- und Datenmanagements:
Automatisierung und Vereinfachung der Verwaltung von Ausstellern, Sprechern und Veranstaltungen, (internen) Prozessen, sowie die Bündelung verschiedenster Daten in einer Datenbank. Es werden neue, nutzerzentrierte Erkenntnisse und Informationen gewonnen, die nicht nur dem Organisationsteam helfen, die Veranstaltung anzupassen und weiterzuentwickeln, sondern auch die Teilnehmer selbst besser kennenzulernen und deren Messeerlebnis zu verbessern.

4. Schaffung neuer, zusätzlicher Einnahmemöglichkeiten:
Durch den Verkauf von verschiedenwertigen Digitalpaketen und Werbeplatzierungen soll die Plattform ganzjährig Umsatz generieren. Diese „neue” Marketingpauschale bietet somit auch den Ausstellern einen größeren Mehrwert durch ganzjährige Sichtbarkeit.

image

Die Lösung

Die Entscheidung fiel auf die digitale Event-Plattform von ExpoPlatform – eine intelligente, KI-gestützte All-in-One-Plattform für Live-, virtuelle und hybride Veranstaltungen und 365-Communities, welche die zuvor gestellten funktionalen Anforderungen abdeckt und gleichzeitig die Möglichkeit zur individuellen Gestaltung bestimmter Features bietet, wie zum Beispiel:

  • einen interaktiven Hallenplan;
  • einen Veranstaltungskalender, der den Ausstellern die Möglichkeit bietet, selbstständig Veranstaltungen anzulegen, zu kategorisieren und zu bearbeiten;
  • verschiedene digitale Angebote für Aussteller, je nach gebuchtem Paket;
  • die Möglichkeit zum Networking, durch Funktionen wie Messaging, Terminorganisation (online und vor Ort) und dem unkomplizierten Austausch von Kontaktdaten per Badge-Scan;
  • oder eine moderne Event-App als essenziellen Begleiter während der Veranstaltung.

Die Lösung ermöglicht nicht nur ein effizienteres und interaktiveres Messeerlebnis, sondern fördert auch die kontinuierliche Vernetzung der Teilnehmer über die Messe hinaus, während sie den Ausstellern erweiterte Möglichkeiten zur Präsenzsteigerung bietet.

Implementierung

Die adventics GmbH hat den gesamten Prozess von der Strategieberatung über die Anforderungsanalyse bis zur Auswahl und Implementierung hin zum Live-Betrieb begleitet. Eine wichtige Rolle spielte das übergeordnete Projektmanagement während der Einführungsphase, welche sich grob in drei Teilprojekte gliedern lässt:

1. Konfiguration der Plattform, beispielsweise die Erstellung einer Test-Umgebung zum Kennenlernen der Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten sowie eines simulierten geschlossenen Betriebs mit Testdaten zu Trainings- und Testzwecken. Anschließend erfolgte die finale Übertragung der Konfiguration auf das Produktivsystem sowie der Go-Live.

2. Konfiguration der App, inklusive der Erstellung einer Test-Version der App, um ebenfalls die Konfigurationsmöglichkeiten kennenzulernen. Hierbei konnte unter anderem die Menüstruktur und das Farbschema der App festgelegt werden. Abschließend wurde die Event-App im App Store (iOS) und Google Play Store (Android) veröffentlicht.

3. Kontinuierliche Aufgaben, inklusive der Erarbeitung und/oder Neudefinition von internen Prozessen und Arbeitsschritten, Schnittstellen und Vorgehensweisen sowie das allgemeine Projektmanagement in Absprache mit den verschiedenen Parteien.

Unsere Leistungen

image
Digital Strategy & Transformation

Jetzt ist die Zeit, um an Morgen zu denken. Insbesondere Messegesellschaften, die Zukunftstrends, neue Technologien und erweiterte Geschäftsmodelle sowie den Wettbewerb im Blick haben, können langfristig erfolgreich sein.

image
Event Tech Solutions

Wir helfen bei der Auswahl, der Einführung und dem Betrieb von Digitalen Lösungen. Von einzelnen Lösungsmodulen wie Registrierung, Lead Tracking und Community Management bis hin zu integrierten Plattformen.

image
Digital as a Service

Viele Event-Tech Module entfalten ihre Wirksamkeit erst dann, wenn sie zahlreich von Ausstellern gebucht und genutzt werden. Hier helfen wir mit unseren kundenorientierten Vertriebs- und Support-Teams.

Skip to content