Case Study: Aus Sechs mach Eins

Für unseren Kunden – eine der größten deutschen Messen – galt, was so oft vorzufinden ist: Über die Jahre hat sich ein buntes Portfolio von unterschiedlichen Systemen verschiedener Hersteller angesammelt. Die Messe-App von Anbieter A, das Ausstellerverzeichnis von Anbieter B und das Matchmaking von Anbieter C. So ging das weiter für viele weitere Systeme. Von Eigenentwicklungen ganz zu schweigen. In der Pandemie wurden aus der Notwendigkeit für reine Online-Veranstaltungen schnell Systeme angeschafft, die sich bereits damals nicht wirklich bewährt hatten und auch nicht in die Zukunft reichen.

Die aktuelle Systemlandschaft hat immer wieder für Probleme gesorgt. Angedachte neue Geschäftsmodelle konnten nicht umgesetzt werden, weil die Funktionalität einzelner Teil-Systeme das nicht hergab. Änderungswünsche konnten nicht mit der notwendigen Agilität umgesetzt werden; zu viele Partner, zu viele Schnittstellen und zu viele notwendige Abstimmungen. Da viele Systeme maßgeschneidert für den Veranstalter individuell erstellt wurden, konnten auch keine Best-Practice-Effekte aus der Messewirtschaft genutzt werden. Es sollten daher möglichst viele einzelnen Alt-Systeme konsolidiert werden. Ziele dabei waren u.a.:

• Kostenreduktion
• Vereinheitlichung der Datenbasis – weg von einzelnen Datensilos und Schaffung einer Grundlage für Managemententscheidungen , Produktentwicklung
• Ermöglichung Digitaler Geschäftsmodelle
• Vereinfachung in der Administration und Betrieb – sowohl für die Anwender als auch die IT-Abteilung
• Durchgängige Customer Experience bei allen digitalen Touchpoints

Das adventics Team hat zunächst unter Einbeziehung vieler verschiedener Stakeholder eine von der Unternehmensstrategie abgeleitete Digitalstrategie erarbeitet. Nach einer Vorauswahl in Frage kommender Konsolidierungs-Plattformen wurden zentrale Funktionsmodule und kritische Features in einem Proof-of-Concept umgesetzt und gemeinsam evaluiert. Nach einer Entscheidungsvorlage, die auch die Investitionsplanung und den Business-Plan enthielt, wurde die Umsetzung gemäß dem verabschiedeten Stufenplan vorgenommen. Die adventics GmbH hat hierbei in allen Phasen auch das Change-Management begleitet, um die spätere Akzeptanz der Lösung bei allen Beteiligten sicherzustellen. Um auch die geplanten Umsätze zu erzielen, hat das Marketing- und Vertriebsteam von adventics bei der Vermarktung (Content, Multi-Channel-Kampagnen) und bei der Betreuung der Aussteller unterstützt.