In der heutigen Geschäftswelt spielen maßgeschneiderte Soft- und Hardwarelösungen eine Schlüsselrolle für den Erfolg von Messegesellschaften und Veranstaltern, die ihre internen Prozesse optimieren oder innovative Technologien implementieren möchten. Die Auswahl der richtigen Software, im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens, kann jedoch eine anspruchsvolle und zeitaufwändige Herausforderung darstellen. Genau hier setzt die Expertise von adventics an. Wir unterstützen Messegesellschaften und Veranstalter nicht nur bei der Auswahl des idealen Anbieters im Rahmen des Verfahrens, sondern begleiten Sie durch den gesamten Ausschreibungsprozess, um sicherzustellen, dass Ihre spezifischen Anforderungen präzise und nachhaltig erfüllt werden. In diesem Artikel erläutern wir unser grundlegendes Vorgehen bei Ausschreibungsprojekten und zeigen Ihnen, wie wir Sie dabei unterstützen, die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
1. Bedarfsanalyse und Zieldefinition: Der Grundstein für den Erfolg
Der erste Schritt jeder Ausschreibung ist die gründliche Analyse des spezifischen Bedarfs. In enger Zusammenarbeit mit der Messegesellschaft oder dem Veranstalter ermitteln wir die genauen Anforderungen an Soft- und/oder Hardware, indem wir alle relevanten technischen und operativen Bedürfnisse erfassen. Wichtige Fragen, die wir in dieser Phase klären, beinhalten:
- Welche Funktionen und Funktionalitäten müssen unbedingt abgedeckt sein?
- Welche Schnittstellen und Integrationen zu bestehenden Systemen sind erforderlich?
- Welche Leistungskennzahlen müssen erreicht werden?
- Zusätzlich definieren wir gemeinsam mit Ihnen die konkreten Projektziele: Soll die Effizienz gesteigert, neue Funktionen eingeführt oder die Benutzerfreundlichkeit verbessert werden? Diese Zielsetzung bildet die Grundlage für die gesamte Ausschreibung und den Auswahlprozess.
2. Definition des Ausschreibeverfahrens: Klarheit von Anfang an
Nach der Bedarfsanalyse legen wir gemeinsam das passende Ausschreibungsverfahren fest, das sowohl Ihre unternehmerischen Ziele als auch die Gegebenheiten des Marktes oder gesetzliche Vorgaben berücksichtigt. So stellen wir sicher, dass Sie die richtigen Anbieter ansprechen und der Auswahlprozess klar strukturiert abläuft. Je nach Zielsetzung, Anforderungen und äußeren Rahmenbedingungen (z.B. EU-Ausschreibung) kommen meist die folgenden beiden Ausschreibungsformen in Frage:
- Offene Ausschreibung: Geeignet, wenn ein klar definierter Bedarf besteht und viele potenzielle Anbieter zur Auswahl stehen. Diese Form fördert den Wettbewerb und sorgt für Transparenz.
- Verhandlungsverfahren (mit/ohne Teilnahmewettbewerb): Ideal für komplexe oder maßgeschneiderte Lösungen, bei denen direkte Verhandlungen mit den Anbietern erforderlich sind.
3. Erstellung der Ausschreibungsunterlagen: Präzision und Transparenz
In dieser Phase erstellen wir detaillierte Ausschreibungsunterlagen, die Ihre Anforderungen und Projektziele klar und präzise widerspiegeln. Die Unterlagen umfassen:
- Eine umfassende Beschreibung Ihrer Anforderungen und Projektziele
- Technische und funktionale Spezifikationen sowie Use Cases
- Zeitrahmen und wichtige Meilensteine
- Weitere für die Anbieter notwendige Informationen und Dokumente zur Selbstauskunft
Darüber hinaus legen wir gemeinsam mit Ihnen fest, wie die Angebote bewertet und ausgewählt werden sollen. Dies gewährleistet eine transparente und nachvollziehbare Beurteilung der Angebote.
4. Veröffentlichung der Ausschreibung und Anbieterkommunikation: Ihr zentraler Ansprechpartner
Sobald die Ausschreibung finalisiert ist, erfolgt die Veröffentlichung gemäß dem gewählten Verfahren, und Anbieter können ihre Angebote einreichen. In dieser Phase übernimmt meist die Einkaufsabteilung die operative Handhabung und wir stehen als Unterstützung, zum Beispiel bei der Beantwortung von Bieterfragen, zur Verfügung. Dies stellt sicher, dass der Auswahlprozess auf einer soliden Basis erfolgt und Missverständnisse vermieden werden.
5. Bewertung der Angebote und Anbieterpräsentationen: Fundierte Entscheidungsfindung
Nach Eingang der Angebote unterstützen wir Sie zudem bei der detaillierten Bewertung, anhand der im Vorfeld definierten Bewertungslogik. Wir analysieren jedes Angebot anhand der zubor festgelegten Kriterien und berücksichtigen dabei sowohl technische als auch wirtschaftliche Aspekte sowie den angebotenen Support und die Referenzen der Anbieter. Falls nötig und wenn es das gewählte Verfahren vorsieht, organisieren wir Präsentationen beziehungsweise Bietergespräche, um einen tieferen Einblick in die vorgeschlagenen Lösungen zu erhalten und die für Sie entscheidenden Fragen zu klären.
6. Auswahl des Anbieters und Vertragsverhandlungen: Der nächste Schritt zum Erfolg
Nach der gründlichen Bewertung erfolgt die Auswahl des optimalen Anbieters. Wir helfen Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen, basierend auf einer objektiven Analyse der Stärken und Schwächen der verschiedenen Anbieter, und natürlich anhand der genannten Angebotspreise.
7. Auswahl des Anbieters und Vertragsverhandlungen: Der nächste Schritt zum Erfolg
Nach Vertragsabschluss beginnt die Implementierung der jeweiligen Lösung. In dieser Phase übernehmen wir häufig die Rolle des Projektmanagements und stellen sicher, dass die Lösung termingerecht und gemäß den vereinbarten Spezifikationen funktioniert. Zu unseren Aufgaben gehören:
- Überwachung des Projektfortschritts
- Sicherstellung der Einhaltung von Zeitrahmen und Budget
- Qualitätsmanagement und regelmäßige Prüfungen
- Koordination zwischen Ihnen und dem Anbieter
Wir stehen Ihnen während des gesamten Prozesses zur Seite und sorgen dafür, dass alle Herausforderungen schnell und effizient gelöst werden.
Ihr Partner für erfolgreiche Ausschreibungsprojekte
Die Durchführung einer Ausschreibung für Softwarelösungen im Messebereich ist ein komplexer Prozess, der präzise Planung und fundiertes Know-how erfordert. Mit der Unterstützung von adventics gestalten Sie diesen Prozess jedoch deutlich effizienter und transparenter. Wir begleiten Sie durch alle Phasen – von der Bedarfsanalyse über die Auswahl des Anbieters bis hin zur erfolgreichen Implementierung – und stellen sicher, dass Sie eine Soft- und/oder Hardwarelösung erhalten, die exakt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. Vertrauen Sie auf unsere Expertise, um Ihr Projekt erfolgreich umzusetzen und Ihre unternehmerischen Ziele zu erreichen.