Seit vielen Jahren beschäftigen wir uns bei adventics intensiv mit der gesamten Bandbreite von sogenannten Event Tech Solutions. Damit sind alle technischen und digitalen Lösungen gemeint, die im Rahmen einer Veranstaltung zum Einsatz kommen. Innerhalb dieser Oberkategorie unterscheiden wir u.a. zwischen Ticketing- und Zugangssystemen, Shopsystemen, Zahlungssystemen, Leadsystemen oder auch Event-Plattformen. Um letztere geht es in diesem Beitrag.
Als Event-Plattformen bezeichnen wir Systeme, die aus Besuchersicht alle relevanten Informationen der Veranstaltung in einer digitalen Oberfläche zusammenfassen. Dies sind insbesondere Informationen zu: Ausstellern, Produkten, Erlebnissen, Programmpunkten und sonstigen Besonderheiten der jeweiligen Veranstaltung. Diese Informationen werden in der Regel sowohl in einer Web-Oberfläche (Desktop-Zugang) als auch über eine App (Smartphone-Zugang) dargestellt. Eine klassische Funktionalität ist dabei auch die Matchmaking- beziehungsweise Networking-Funktion, mit deren Hilfe sich Teilnehmer miteinander austauschen können, um beispielsweise Termine zu vereinbaren.
Moderne Event-Plattformen bieten mittlerweile eine ganze Palette an Verwaltungsfunktionen, sodass Aussteller in der Regel eigene Zugänge erhalten, um ihr Ausstellerprofil und alle dazugehörigen Einträge zu pflegen. Einzelne Komponenten der Plattform können oft auch als sogenannte Web-Widgets in die eigene Veranstaltungsseite integriert werden. Dabei wird beispielsweise das Ausstellerverzeichnis oder das Programm als gesonderte Webseitenkomponente in die eigene, öffentliche Veranstaltungsseite einbettet. Andere Inhalte sind hingegen erst nach dem Login, auf der Plattform, sichtbar.
Je nach Betrachtung kann man davon ausgehen, dass alle gängigen Event-Plattformen einen Umfang von 100 bis 250 kleinen und größeren Funktionalitäten bieten. Durch mehrere Projekte bei verschiedenen Messegesellschaften und Veranstaltern haben wir bei adventics mittlerweile einen sehr guten Einblick in verschiedenste Event-Plattformen erhalten, und auch in die konkrete Einführung und Handhabung ebensolcher.
Auf Basis dieser Erfahrungswerte möchten wir nachfolgend gerne auf drei Faktoren eingehen, die wir bei der Auswahl einer solchen Plattform für relevant halten – und die gegebenenfalls noch zu wenig Aufmerksamkeit erhalten.
Faktor 1: Funktionsumfang der jeweiligen Standardsoftware
Wie bereits erwähnt, ist die Anzahl der Funktionen bei allen gängigen Event-Plattformen so groß, dass man schnell den Überblick verlieren kann. Wir empfehlen auf die jeweiligen Anbieter oder uns zuzugehen und eine Übersicht der Funktionalitäten anzufordern. Dann liegt der Ball bei Ihnen: Auf welche Funktionen legen Sie großen Wert? Welche Funktionen fehlen Ihnen, und was davon ist kritisch? Gibt es womöglich veranstaltungsspezifische Besonderheiten, die funktionell durch die Plattform abgedeckt werden sollten – direkt von Anfang an oder eher perspektivisch? Idealerweise ergibt sich daraus Ihre eigene Sammlung von Anforderungen, die Sie daraufhin mit den jeweiligen Anbietern besprechen können. Lassen Sie sich beraten, welche Funktionen gefordert werden sollten, um im späteren Betrieb keine bösen Überraschungen zu erleben. Generell ist es wichtig zu verstehen, dass es sich bei Event-Plattformen um Standardsoftware handelt. Im Gegensatz zur Individualsoftware haben die Anbieter typischerweise also kein großes Interesse „ihr eigenes (Digital-) Produkt“ nach individuellen Kundenbedürfnissen anzupassen.
Faktor 2: Zufriedenheit mit dem gegebenen Funktionsumfang
In einem gewissen Ausmaß sind die Anbieter natürlich dennoch dazu bereit neue Ideen und Anforderungen umzusetzen, wenn ein Mehrwert für alle Kunden besteht. Handelt es sich um eine höchst individuelle Anforderung, so wird diese seitens des Anbieters in der Regel nach Aufwand beurteilt und als kundenspezifische Anforderung deklariert, die dann auch gesondert bepreist wird. „Sonderwünsche“ kosten also extra. Da die Event-Plattform-Anbieter ihre eigene Entwicklungsagenda verfolgen, kann es zudem passieren, dass die Umsetzung der individuellen Anforderungen sehr viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Oder der individuelle Wunsch wird gar gänzlich abgelehnt, weil er nicht in die Roadmap des Anbieters passt. Meist steht die nächste Veranstaltung aber schon vor der Tür. Um einer solchen Situation aus dem Weg zu gehen, sollte man sich frühzeitig darüber bewusstwerden, wie zufrieden man mit dem bereits gegebenen Funktionsumfang ist. Kann mit dem vorhandenen Standard bereits die nächste Veranstaltung bewältigt werden? Welche Workarounds sind gegebenenfalls möglich oder notwendig? Welche Abstriche muss man im ersten Jahr akzeptieren, wenn man sich für eine der jeweiligen Lösungen entscheidet?
Faktor 3: Eine Standardsoftware bildet implizit Prozesse ab
Mit der Einführung einer Event-Plattform ergeben sich neue Arbeitsabläufe und Prozesse, sowohl intern aber auch in Richtung der relevanten Zielgruppen. Aus unserer Erfahrung können wir sagen, dass die erste Veranstaltung mit einer neuen Event-Plattform für alle Beteiligten in der Projektorganisation eine Herausforderung darstellt. Neue Rollen, neue Aufgaben, ungewohnte Handgriffe – es kommt einiges zusammen. Um interne Reibungsverluste und den Stresspegel möglichst gering zu halten, empfehlen wir ein stringentes Projektmanagement – und auf jeden Fall ein begleitendes Change Management. Wer kümmert sich wann um was? Wer hat bei welchem Thema den Hut auf? Wer hat gegebenenfalls auch mal das letzte Wort, wenn eine Entscheidung getroffen werden muss? Gerne unterstützen wir Sie bei der Einführung nach dem klassischen Wasserfallmodell.
Sie haben Fragen oder möchten eine erste Einschätzung zu Ihrem Status Quo von uns erhalten? Melden Sie sich gerne.
